Elektronische Kommunikation mit der Stadt Geseke

Die Stadt Geseke bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich diese nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Diesen Zugang hat die Stadt Geseke nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen eröffnet.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Schreiben, für die das Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Dies ist bei der Stadt Geseke derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des § 3a VwVfG NRW durch qualifizierte Signatur möglich. Wir bitten Sie in diesen Fällen, die Papierform mit Unterschrift zu verwenden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Geseke ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Folgende generelle E-Mail-Adresse ist eingerichtet: post@geseke.de
   E-Mails können Sie aber auch direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie im Verzeichnis der Ansprechpartner.
2. Bitte beachten Sie, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Die Stadt Geseke nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge können in folgenden Dateiformaten verarbeitet werden:
   • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
   • Rich Text Format (*.rtf)
   • Word für Windows bis Version 2000 (*.doc)
   • Portable Data File (*.pdf)
   • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
   • Graphics Interchange Format (*.gif)
   • Tag Image File Format (*.tif)
   • Bitmap Pictures (*.bmp)

   Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.

3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von fünf Megabyte angenommen.
4. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Geseke nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
5. Die Stadt Geseke nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.
6. Die Stadt Geseke bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.
7. Wird per E-Mail an die Stadt Geseke herangetreten, geht die Stadt Geseke davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
8. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.
9. Die Stadt Geseke verwendet eine Software zur Filterung von eingehenden unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.

Es gelten unter anderem folgende Anti Spam Regeln:

• Mails mit Hintergrundbildern werden als Spam behandelt.
• Mails mit E-Mail Adressen im Subject (Betreffzeile) werden als Spam behandelt.
• Mails von Absendern mit Nummern bzw. E-Mail Adressen (z.B. 458872@aol.com) werden als Spam behandelt.
• Mails mit pornografischen Texten/Wörtern werden als Spam behandelt.
• Mails mit mehr als 10 Weiterleitungsadressen werden als Spam behandelt.
• Mails werden durch Keywordfilter überprüft.
Werbe-E-Mails an die Stadt Geseke: Werbe-E-Mails (Spam) an die Stadt Geseke sind unerwünscht. Es ist untersagt, die auf dieser Website abrufbaren E-Mail-Adressen, Personen- oder Adressdaten ohne unsere explizite Zustimmung in Mailing-Listen, Newsletter-Verteiler oder andere Datensammlungen aufzunehmen.
10. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Geseke und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.

 

Wir haben für Ihre Sicherheit Schutzregeln aufgestellt.

Als besonderen Service bietet Ihre Stadtverwaltung die Gelegenheit, einige von Ihnen gewünschte Formulare mit einer Ausfüllhilfe aus unserem Internet-Server abzurufen, ausgefüllt und unterschrieben persönlich bei uns abzugeben oder uns mit Briefpost zu übersenden.

Sie können aber auch den bequemen Weg der elektronischen Post, d.h. "E-Mail" über Internet nutzen - Sie sollten jeoch wissen, dass dies nicht ohne Risiko ist. Sofern Sie uns persönliche Daten per E-Mail übermitteln, tun Sie dies freiwillig und auf eigene Verantwortung.

Internetwege sind bekanntlich offen. Sie führen - auch bei Ortssendungen - zumeist durch außer/europäisches Ausland, für das so etwas wie ein Postgeheimnis nicht zwangsläufig besteht. So kann es sein, dass Ihre Mail an die Stadt Geseke über eine zufällig freie Datenstrecke via China oder die USA unterwegs ist. Insofern können Sie sich keinesfalls auf Diskretion verlassen.

Folglich können Ihre E-Mails auf den Netzstrecken von Unbefugten unbemerkt und unkontrolliert mehr oder weniger systematisch gelesen, auch bei scheinbar banalem Inhalt verwertet, vor allem aber inhaltlich verändert/ verfälscht werden. Ferner ist die netzbedingte Möglichkeit von Adressmanipulationen nicht auszuschließen, so dass die Zurechenbarkeit/ Authentizität Ihrer Nachricht, d.h. die Klärung, ob die Nachricht wirklich von Ihnen und nicht Ihrem "Erzfeind" stammt, beileibe nicht selbstverständlich ist.

Deswegen haben wir uns bei der Stadt für Ihre Sicherheit folgende Schutzregeln gegeben:

Richten Sie Ihren Antrag über E-Mail an uns, so unterstellen wir zunächst Richtigkeit. Bitte haben Sie aber Verständnis, dass wir Ihre Angelegenheit nur unter Vorbehalt bearbeiten - dafür aber später (etwa beim Abholen fertiggestellter Leistungen) Ihre rechtsgültige Originalunterschrift benötigen, um uns die Richtigkeit aller hier vorliegender Angaben/ Daten und die Authentizität Ihres Antrages von Ihnen bestätigen zu lassen.

Ferner gilt:

Falls Sie uns "angemailt" haben - rechnen Sie nicht unbedingt mit unserer E-Mail-Antwort!

Sollten Sie Schriftwechsel per E-Mail an uns richten, unterstellen wir zwar, dass Sie auch von uns eine Antwort via E-Mail erwarten. Wir reagieren per E-Mail und Internet aber nur für den Ausnahmefall, dass uns in Ihrer Sache eine allgemein gehaltene Antwort ohne "personenscharfe" oder sensible Sachangaben möglich ist. Wir empfehlen Ihnen daher, uns bei jeder E-Mail-Anfrage vorsorglich auch Ihre vollständige Postadresse mitzuteilen, damit wir Ihnen ggf. per Brief antworten können.

Wir nehmen Ihren Datenschutz ernst - auch wenn er nicht zum "Nulltarif" zu haben und aufwändiger ist!

• Antwortsendungen, in denen sachliche oder persönliche, Ihnen zur Person (Adresse!) zurechenbare Sachverhalte ? kurz: personenbezogene Daten - zur Sprache kommen, behandeln wir daher diskret. Wir werden sie nur auf "normalem", vom Briefgeheimnis geschützten Postweg herausgeben - denn wir wollen nicht, dass sich unbefugte Dritte auf den offenen internationalen Übermittlungswesen (Internet) unbemerkt "einklinken" sowie hinter Ihrem Rücken lesen, auswerten und verfälschen können, was nur für Sie bestimmt ist.
• Sollten Sie allerdings auf das Briefgeheimnis keinen Wert legen und auf jeden Falle eine E-Mail-Antwort erwarten, sollten Sie uns bitte ausdrücklich (schriftlich!) von unseren Diskretionspflichten entbinden!

Wir verfahren mit Ihren persönlichen Daten streng nach den geltenden Datenschutzbestimmungen. Eine Speicherung und Weiterverarbeitung Ihrer Daten erfolgt nur, soweit und solange dies zur Durchführung unserer Aufgaben erforderlich ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, dass Inhalt und Zweck Ihrer Anfrage ausdrücklich auf eine Weitergabe Ihrer Daten gerichtet sind (z.B. Formular Wohnungssuche - Übermittlung Ihrer Daten an Anbieter von freiem Wohnraum; Formular Arbeitssuche - Weitergabe Ihrer Daten an Arbeitgeber). Weitere Hinweise zum Datenschutz auf der Website der Stadt Geseke finden Sie hier.