Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Geseke
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Möglichkeiten einer rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung der Stadt Geseke im Sinne des § 3a VwVfG NRW.
1. Zugangseröffnung
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Geseke für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.
2. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Geseke bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
E-Mail
DE-Mail
Bitte beachten Sie Folgendes:
Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Geseke eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
2.1 E-Mail
2.1.1. Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alle Angelegenheiten, bei denen keine eigenhändige Unterschrift benötigt wird und die nicht vertraulich sind, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken. Die zentrale Eingangsadresse ist:
Wir bieten Ihnen auch ein allgemeines E-Mail-Kontaktformular auf dieser Homepage an, das Sie gerne nutzen können. Ihre Nachricht wird dann ebenfalls an das vorstehende Postfach adressiert.
Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.
2.1.2. Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen.
Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter:
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/FAQ/faq-node.html
2.1.3. Größenbeschränkung für E-Mails
Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 5 Megabyte (MB).
2.1.4. Das Problem "Schadsoftware"
Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.
2.2. De-Mail - vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation
Die Stadt Geseke ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.[1] Die zentrale Eingangsadresse ist:
Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.
[1] Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie hier:
https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/digitale-verwaltung/de-mail/haufig-gestellte-fragen/haeufig-gestellte-fragen.html.
2.3. Zulässige Dateiformate für Dateianhänge
Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.
Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden.
- Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
- RichTextFormat (.rtf)
- Microsoft WORD (.doc und .docx) ohne Makros
- Microsoft EXCEL (.xls und .xsls) ohne Makros
- Text (.txt, .csv)
- Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)
- AutoCad (.dxf, .dwg)
Weitere Dateiformate können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.
2.4. Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit oder Verarbeitbarkeit der elektronischen Zusendung
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer: 02942/500-43 oder-42.
2.5 Datenschutz bei Kommunikation per E-Mail
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass an die Stadt Geseke gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail-Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert/archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden.
Die beim E-Mail-Transport auf den Servern des Rechenzentrums der SIT anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.
