Jede Sozialleistungsbehörde - so auch die Stadt Geseke - erhebt tagtäglich Daten von hilfesuchenden Menschen und von Personen, die einen Antrag auf Sozialleistungen stellen. Erst wenn alle relevanten Informationen zu einem Sachverhalt bekannt sind, können wir ihn abschließend bearbeiten.

Gerade im Sozialbereich sind die abgefragten Daten oft sehr privat und sensibel. Gelegentlich machen wir die Erfahrung, dass es Menschen unangenehm ist, uns sehr persönliche Informationen, beispielsweise zu gesundheitlichen Fragen oder zur wirtschaftlichen Situation, anzuvertrauen. Wir können dies menschlich gut nachvollziehen und haben dafür jedes Verständnis. Dennoch müssen wir zur sachgerechten und umfassenden Prüfung eines Antrages alle leistungsrelevanten Informationen abfragen, um rechtssicher und im Idealfall auch schnell zu einer tragfähigen Entscheidung zu kommen.

Wir möchten und dürfen nur solche Daten erheben, die wirklich entscheidungserheblich und unverzichtbar sind (Grundsatz der Datensparsamkeit). Insofern können wir Ihnen versichern, dass wir keine Informationen abfragen, die für die Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens irrelevant sind.

Wie vorstehend schon ausgeführt, werden Ihre Daten in Papierform dem jeweiligen Aktenvorgang zugeführt und dort aufbewahrt. Dies gilt, wenn und solange wir für das betreffende Sachgebiet eine Aktenhaltung in Papierform praktizieren anstatt einer rein elektronischen Aktenführung.

Soweit zusätzlich zur Papierakte oder stattdessen eine elektronische Akte für Sie geführt wird, werden Ihre Daten in der elektronischen Akte gespeichert.

Falls die weitere Bearbeitung Ihrer Angelegenheit mit Hilfe einer speziellen Fachsoftware erfolgt, werden Ihre Daten im notwendigen Umfang in dieses Fachverfahren eingepflegt und dort weiterverarbeitet. Bei manchen dieser Fachverfahren erfolgt die Datenspeicherung und -verarbeitung nicht auf den Servern der Stadt Geseke, sondern in hochsicheren Rechenzentren der Kommunen (z.B. Südwestfalen IT in Hemer) oder des Landes (z.B. Landesbetrieb Information und Technik in Düsseldorf).

Sofern wir Papierunterlagen digitalisieren, werden die eingescannten Dokumente ebenfalls in Ihrer elektronischen Akte und/oder dem benutzten Fachverfahren abgespeichert.

Ihre Daten werden von uns aufbewahrt und verarbeitet, soweit und solange wir diese zur Bearbeitung Ihrer Angelegenheit benötigen sowie gegebenenfalls darüber hinaus im Rahmen der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen. Werden die Daten nach § 4 des ArchivG NRW vom Stadtarchiv übernommen, gelten darüber hinaus die Schutzfristen des § 7 ArchivG NRW.

Die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Stadt Geseke kann - nach Maßgabe der zu beachtenden Vorschriften - prinzipiell alle Tätigkeiten umfassen, die im nachstehenden Abschnitt genannt sind.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ist nur unter sehr engen rechtlichen Voraussetzungen zulässig. Einerseits dann, wenn und soweit wir dazu verpflichtet sind, beispielsweise im Rahmen eines Strafverfahrens. Und andererseits dann, wenn und soweit die Weitergabe zur Durchführung gesetzlicher Aufgaben erforderlich und durch Rechtsvorschriften legitimiert ist (Beispiel: Weitergabe eines Antrages, für den wir nicht zuständig sind, an die zuständige Behörde gemäß § 16 Abs. 2 SGB I). Im Übrigen, d.h. ohne gesetzliche Grundlage, ist eine Datenweitergabe an Dritte nur mit Ihrer vorab eingeholten, ausdrücklichen Zustimmung möglich.

Die Vorgaben der DS-GVO, gesetzliche Regelungen (insbesondere § 35 SGB I und §§ 67 ff. SGB X) sowie weitere Vorschriften zur Wahrung des Sozialgeheimnisses sind insoweit stets zu beachten. Die genannten Gesetzestexte erreichen Sie über die Links unten auf dieser Seite.

An dieser Stelle ein Hinweis zum Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen (Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen - IFG NRW). Der Zweck des IFG NRW besteht darin, den Zugang zu Informationen der öffentlichen Verwaltung zu erleichtern und dadurch die Transparenz behördlicher Arbeit zu erhöhen. Durch diesen erleichterten Informationszugang werden allerdings datenschutzrechtliche Vorschriften (z.B. das Datenschutzgesetz NRW oder die o.a. bundes- und EU-rechtlichen Vorschriften) nicht außer Kraft gesetzt. Sie gelten vielmehr vorrangig. Das IFG NRW schränkt insofern den Schutz personenbezogener Daten in keiner Weise ein. Dies ergibt sich im Übrigen auch aus § 9 IFG NRW.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Abteilung Soziale Sicherung der Stadt Geseke erfolgt ausschließlich zum Zwecke der gesetzlichen Aufgabenerfüllung im Rahmen der durch die Abteilung zu bearbeitenden Sachgebiete. Diese Aufgabenerfüllung umfasst insbesondere die Beratung von Menschen in sozialen Angelegenheiten, die Prüfung von Sozialleistungsansprüchen, die Entgegennahme von Anträgen, die Entscheidung über die eingegangenen Anträge sowie - im Falle einer Bewilligung - die Berechnung und Auszahlung von Sozialleistungen.

Wir schreiben Ihnen, wenn es um sensible Daten oder Sachverhalte geht, grundsätzlich nicht per einfacher E-Mail, weil eine unverschlüsselte E-Mail in etwa denselben Datenschutz bietet, wie eine Postkarte, nämlich keinen. Stattdessen nutzen wir in der Regel den normalen Postbrief, um eine maximale Diskretion sicherzustellen. Zugleich bieten wir Ihnen aber auch sehr sichere elektronische Kommunikationswege.

Unsere Website www.geseke.de basiert selbstverständlich auf dem HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS). Dieses gewährleistet ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Sicherheit. Weitere technische und datenschutzrechtliche Informationen zu dieser Internetseite finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Die elektronische Kommunikation der Stadt Geseke mit anderen Behörden erfolgt ausschließlich verschlüsselt und über besonders gesicherte Verbindungen. So nutzen wir - wie auch andere Verwaltungen und Einrichtungen des Bundes, der Länder und der Kommunen - das so genannte "Netze des Bundes – Verbindungsnetz" (NdB-VN). Es handelt sich dabei um eine geschlossene Netzinfrastruktur, die ausschließlich öffentlichen Einrichtungen vorbehalten ist und einen sicheren Austausch vertraulicher Daten ermöglicht.

Wenn Sie uns persönlich besuchen, werden wir stets eine Gesprächssituation schaffen, die eine bestmögliche Diskretion gewährleistet. Wir werden niemals sensible Gespräche mit Ihnen führen, während sich andere Besucher im Raum befinden. Wir halten die Bürotüren stets verschlossen. Wir führen Gespräche ruhig und leise, damit das gesprochene Wort nicht im Nachbarbüro oder im Besucherwartebereich mitgehört werden kann. Zudem wird unser Wartebereich permanent mit Hintergrundmusik beschallt, damit selbst dann, wenn ein Gespräch mal etwas lauter verlaufen sollte, dieses möglichst nicht von wartenden Besuchern verfolgt werden kann.

Im täglichen Dienstbetrieb treffen wir noch zahlreiche weitere Vorkehrungen, um die personenbezogenen Daten und die Privatsphäre der von uns betreuten Menschen effektiv zu schützen.

Und selbstverständlich gilt auch dies: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Geseke sind arbeits- und dienstrechtlich verpflichtet, absolutes Stillschweigen zu wahren über alle personenbezogenen Sachverhalte und Daten, die ihnen im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit bekannt werden. Alles, was Sie den Bediensteten der Abteilung Soziale Sicherung vortragen, unterliegt der strikten Geheimhaltung. Die Beschäftigten der Stadt Geseke haben auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit das Sozialgeheimnis zu wahren.

Wer als Bürger "zum Amt" geht, denkt vielleicht zunächst gar nicht so intensiv darüber nach, aber die folgende Frage stellt sich ja durchaus: Besteht überhaupt eine Verpflichtung, der Stadt Geseke (z.B. dem Sozialamt) persönliche Daten bereitzustellen?

Die Antwort: Es kommt darauf an...

Wenn Sie sich von uns nur unverbindlich beraten lassen möchten, dann entscheiden selbstverständlich Sie allein, ob und welche Informationen Sie uns im Gespräch offenbaren. Es besteht keinerlei Verpflichtung, überhaupt irgendwelche personenbezogene Daten bereitzustellen. Lediglich ist darauf hinzuweisen, dass die Qualität unserer Beratung natürlich sehr maßgeblich davon abhängt, wie umfassend und zutreffend Sie uns über den relevanten Sachverhalt informieren.

Eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten besteht allerdings regelmäßig bei Beantragung oder Bezug von Sozialleistungen. Nach Maßgabe der §§ 60 ff. SGB I gelten dann nämlich gesetzliche Mitwirkungspflichten. Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten und ggf. auch von Nachweisunterlagen kann verbindlich verlangt werden, soweit diese leistungserheblich sind. Wer seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt, kann finanzielle Nachteile erleiden. Denn bei fehlender oder unzureichender Mitwirkung können Sozialleistungen unter den Voraussetzungen des § 66 SGB I ganz oder teilweise versagt oder entzogen werden.